الحوكمة والامتثال.

تنظّم هذه السياسة الإطار العام لبرنامج العضويات في جمعية رواء، وتُحدد أنواع العضويات المتاحة (الفردية والمؤسسية)، وشروط الانضمام لكل فئة، والحقوق والواجبات المترتبة على كل عضو.

أولاً: الإطار العام لبرنامج العضويات

يُمثّل برنامج العضويات إحدى ركائز جمعية رواء الأساسية، إذ يُتيح للأفراد والمؤسسات المهتمة بالإعلام الرقمي الانضمام إلى منظومة الجمعية والمشاركة في تحقيق أهدافها الاستراتيجية.

ثانياً: العضويات الفردية

• العضو العامل: للسعوديين والمقيمين الذين يرغبون بالمشاركة الفعّالة في أنشطة الجمعية والتصويت في الجمعية العمومية.
• العضو الشرفي: للشخصيات الإعلامية والأكاديمية البارزة الذين يُقدمون إسهامات نوعية للجمعية.
• المتطوع: لمن يرغب بالمساهمة بوقته ومهاراته في مشاريع الجمعية الإعلامية والتدريبية.

ثالثاً: العضويات المؤسسية

• المؤسسات الإعلامية الراغبة في الشراكة الاستراتيجية مع الجمعية.
• الجامعات والمعاهد الأكاديمية المتخصصة في الإعلام والاتصال.
• الشركات الراعية للفعاليات والبرامج التدريبية.

تهدف هذه السياسة إلى تنظيم أعمال جمع التبرعات في جمعية رواء، وضمان التزامها بالأنظمة واللوائح المعتمدة في المملكة العربية السعودية، وتحقيق أعلى درجات الشفافية والنزاهة.

أهداف السياسة

• تنظيم آليات جمع التبرعات بما يتوافق مع الأنظمة السعودية.
• ضمان الشفافية والمساءلة في جميع أنشطة جمع التبرعات.
• حماية سمعة الجمعية ومصداقيتها أمام الداعمين والمجتمع.
• منع تعارض المصالح أو إساءة استخدام الأموال.
• توحيد المرجعية الإجرائية لموظفي ومتطوعي الجمعية.

المبادئ الحاكمة لجمع التبرعات

• الالتزام النظامي: عدم جمع أي تبرعات إلا عبر القنوات المعتمدة نظاماً.
• الشفافية: الإفصاح عن مصادر التبرعات وأوجه صرفها.
• النزاهة: عدم قبول أي تبرعات مشروطة بما يخالف أهداف الجمعية أو الأنظمة.
• الاستقلالية: الحفاظ على استقلال القرار الإداري والإعلامي للجمعية.
• المساءلة: إخضاع جميع التبرعات للرقابة المالية والإدارية.

القنوات المعتمدة لجمع التبرعات

• منصة إحسان أو أي منصة رسمية تعتمدها الجهات المختصة.
• التحويل البنكي إلى الحساب الرسمي المعتمد للجمعية في مصرف الراجحي.
• حملات تبرع مرخصة بموافقات رسمية مسبقة من الجهات المختصة.

تنظّم هذه السياسة آلية طلب وصرف واعتماد المساعدات التي تقدمها الجمعية، بما يضمن العدالة والشفافية والكفاءة، ويحافظ على سلامة الإجراءات المالية، ويحقق الامتثال الكامل للأنظمة المعمول بها.

نطاق السياسة

تُطبّق هذه السياسة على جميع أنواع المساعدات التي تقدمها الجمعية، وتشمل:

• المساعدات المالية المباشرة للمستفيدين.
• المساعدات العينية (أجهزة، معدات إعلامية، مواد تدريبية).
• المنح الدراسية والتدريبية للكوادر الإعلامية الشابة.
• الدعم اللوجستي للمشاريع الإعلامية المجتمعية.

معايير اختيار المستفيدين

• التحقق من الأهلية والاحتياج وفق معايير محددة وموثقة.
• دراسة الحالة من قِبل لجنة متخصصة في الجمعية.
• توثيق كامل لقرار الصرف مع إثبات استلام المستفيد.
• تجنّب أي شكل من أشكال المحاباة أو تعارض المصالح.

تلتزم الجمعية بحماية خصوصية البيانات الشخصية لجميع المستفيدين، والمتطوعين، والأعضاء، والشركاء، والموظفين، والزوار، وتتعامل مع البيانات بأعلى معايير الأمان والشفافية، وفق نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية.

نطاق السياسة

تسري هذه السياسة على جميع البيانات الشخصية التي تقوم الجمعية بجمعها أو معالجتها أو تخزينها أو مشاركتها، سواء كانت:

• بيانات ورقية أو إلكترونية.
• بيانات يتم جمعها مباشرة من صاحبها أو غير مباشرة من طرف ثالث.
• بيانات مالية، شخصية، أكاديمية، أو إعلامية.

حقوق أصحاب البيانات

• الحق في الاطلاع على بياناتهم الشخصية المحفوظة لدى الجمعية.
• الحق في تصحيح البيانات غير الدقيقة أو تحديثها.
• الحق في حذف البيانات في الحالات المنصوص عليها قانوناً.
• الحق في سحب الموافقة على معالجة البيانات في أي وقت.
• الحق في الاعتراض على معالجة البيانات لأغراض التسويق المباشر.

تهدف هذه السياسة إلى ضمان النزاهة والشفافية والاستقلالية في جميع أعمال وقرارات الجمعية، ومنع أي تعارض فعلي أو محتمل أو متصور بين المصالح الشخصية أو المهنية للأطراف ذات العلاقة وبين مصالح الجمعية.

نطاق التطبيق

تسري هذه السياسة على جميع من لهم علاقة مباشرة أو غير مباشرة بأعمال الجمعية، ويشمل ذلك:

• أعضاء مجلس الإدارة.
• أعضاء اللجان المنبثقة عن المجلس.
• المدير التنفيذي والإدارة التنفيذية.
• الموظفين والمتطوعين.
• المستشارين والمتعاقدين الخارجيين.

الالتزامات

• الإفصاح المسبق عن أي تعارض محتمل في المصالح.
• الامتناع عن المشاركة في القرارات التي تشمل تعارض مصالح.
• تقديم إقرار سنوي بعدم وجود تعارض في المصالح.
• الالتزام بسرية المعلومات الداخلية للجمعية.

تلتزم الجمعية بتطبيق أفضل ممارسات الحوكمة والإدارة الرشيدة في حفظ وإدارة السجلات، وفق أنظمة وتعليمات وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية.

أهداف السياسة

• تنظيم عملية حفظ السجلات الإدارية والمالية والقانونية والإعلامية.
• ضمان سهولة الوصول إلى السجلات عند الحاجة.
• حماية السجلات من الفقدان أو التلف أو التعديل غير المصرح به.
• ضمان الامتثال للمتطلبات النظامية بخصوص فترات الاحتفاظ.

أنواع السجلات

• السجلات الإدارية: محاضر الاجتماعات، القرارات، المراسلات.
• السجلات المالية: الميزانيات، التقارير، الإيصالات، الفواتير.
• السجلات القانونية: العقود، الاتفاقيات، التراخيص، الشهادات.
• السجلات الإعلامية: الإنتاج المرئي، الصور، الأرشيف الرقمي.
• سجلات الأعضاء والمستفيدين: بيانات العضوية، طلبات المساعدة.

تنظّم هذه السياسة آلية حفظ الوثائق والسجلات الخاصة بالجمعية، وتحديد مدد الاحتفاظ بها، وضمان إتلافها بشكل نظامي وآمن بعد انتهاء الغرض منها، بما يعزز مبادئ الشفافية والحوكمة وحماية البيانات.

نطاق التطبيق

• جميع الوثائق الورقية والإلكترونية.
• الوثائق الإدارية والمالية والقانونية والتشغيلية.
• كل ما يتعلق بأنشطة الجمعية والعاملين فيها.

مدد الاحتفاظ

• الوثائق المالية: ١٠ سنوات وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة.
• السجلات الإدارية: ٧ سنوات من تاريخ إصدارها.
• عقود التوظيف: ٧ سنوات من تاريخ انتهاء العقد.
• وثائق الأعضاء: ٥ سنوات من تاريخ انتهاء العضوية.
• الوثائق التأسيسية: الاحتفاظ الدائم.

إجراءات الإتلاف الآمن

• تشكيل لجنة معتمدة للإشراف على عملية الإتلاف.
• توثيق الإتلاف في محضر رسمي مع شهود.
• استخدام آلات تمزيق آمنة للوثائق الورقية.
• الحذف الآمن للملفات الإلكترونية وفق المعايير التقنية.

تنظّم هذه السياسة عملية التواصل الهاتفي والإداري الخارجي والداخلي بما يضمن الاحترافية المؤسسية، احترام وقت المتواصل معهم، وتوحيد أسلوب الخطاب الرسمي للجمعية.

الأهداف

• الاحترافية المؤسسية في جميع أشكال التواصل.
• احترام وقت المتواصل معهم وتقدير اهتماماتهم.
• توحيد أسلوب الخطاب الرسمي للجمعية في كل القنوات.
• حماية صورة الجمعية وسمعتها الإعلامية.
• تنظيم سرعة الاستجابة وآلياتها.

قنوات التواصل المعتمدة

• البريد الإلكتروني الرسمي للجمعية: info@rdmp.sa
• الموقع الإلكتروني الرسمي: rdmp.sa
• المنصات الرسمية على وسائل التواصل: @RDMPsa على X و Instagram.
• الاجتماعات الرسمية الموثقة بمحاضر معتمدة.

معايير التواصل

• الرد على المراسلات الرسمية خلال ٤٨ ساعة عمل.
• استخدام لغة احترافية مهذبة في كل المراسلات.
• الإفصاح عن الهوية الكاملة للمتواصل عند الردود الرسمية.
• توثيق كل التواصل المؤسسي في الأرشيف الإداري.

تطبّق الجمعية أعلى معايير مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، التزاماً بنظام مكافحة غسل الأموال السعودي ولوائحه التنفيذية، وتوجيهات وحدة التحريات المالية (سفير) ومجموعة العمل المالي (FATF).

الإجراءات الوقائية

• التحقق من هوية المتبرعين والمستفيدين قبل قبول أي تبرع كبير.
• توثيق مصادر الأموال للتبرعات التي تتجاوز الحدود المعتمدة.
• مراقبة العمليات المالية المشبوهة والإبلاغ عنها فوراً.
• تجنب التعامل مع الجهات المدرجة في قوائم الحظر الدولية أو المحلية.
• تدريب العاملين على اكتشاف العمليات المشبوهة.

التزامات الإبلاغ

• الإبلاغ الفوري عن أي عملية مشبوهة لوحدة التحريات المالية (سفير).
• تقديم تقارير دورية للجهات الرقابية المختصة.
• التعاون الكامل مع التحقيقات الرسمية عند طلبها.
• الاحتفاظ بسجلات العمليات لمدة لا تقل عن ١٠ سنوات.

تقييم المخاطر

• إجراء تقييم سنوي شامل لمخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
• تطوير ضوابط رقابية بناءً على نتائج التقييم.
• مراجعة دورية لفعالية الإجراءات وتحديثها.

تهدف هذه السياسة إلى تنظيم إجراءات الانتدابات الداخلية والخارجية لمنسوبي جمعية رواء للإنتاج الإعلامي الرقمي، بما يضمن كفاءة الإنفاق، وتحقيق الأهداف التشغيلية والإعلامية، ورفع جودة الأداء أثناء المهمات الرسمية، وفق مبادئ الحوكمة والشفافية وترشيد الموارد.

نطاق التطبيق

• منسوبي الجمعية.
• المتعاونين والمكلفين بمهام رسمية.
• الفرق الإعلامية والإدارية المشاركة في البرامج والمشروعات والفعاليات داخل المملكة العربية السعودية وخارجها.

تعريف الانتداب

يقصد بالانتداب تكليف أحد منسوبي الجمعية أو المتعاونين معها بمهمة عمل رسمية خارج مقر عمله المعتاد، سواء داخل المملكة أو خارجها، ولمدة محددة مرتبطة بأهداف تشغيلية أو إعلامية أو تدريبية أو تمثيلية.

أ. سياسة الانتدابات الخارجية

التأشيرات: تتكفل الجمعية باستخراج التأشيرات اللازمة وسداد الرسوم المتعلقة بها.

المواصلات الداخلية للتأشيرات: تتحمل الجمعية تكاليف التنقل داخل المملكة من وإلى المدن المطلوبة لاستكمال الإجراءات.

السكن: ألا يقل عن ٣ نجوم، وألا تتجاوز التكلفة:

• (٣٠٠) ريال سعودي لليوم الواحد للفرد.
• (٤٥٠) ريال سعودي لليوم الواحد لشخصين.

المصروف اليومي: (١٠٠) ريال سعودي يومياً للفرد الواحد، يشمل الغذاء والمصاريف الأساسية.

المواصلات أثناء المهمة:

• (٧٥) ريال سعودي يومياً للشخص الواحد.
• (١٢٠) ريال سعودي يومياً لشخصين.

النثريات والطوارئ: حتى (٥٠٠) ريال سعودي للمهمة الواحدة، أو بحسب ما يراه المدير التنفيذي، وتُستخدم في الحالات الطارئة فقط مع تقديم ما يثبت أوجه الصرف متى أمكن.

ب. سياسة الانتدابات الداخلية

السكن: ألا يقل عن ٣ نجوم، بحدود (٣٠٠) ريال للفرد و(٤٥٠) ريال لشخصين يومياً.

المصروف اليومي: (٧٥) ريال سعودي يومياً للفرد الواحد.

المواصلات: (٧٥) ريال يومياً للفرد، (١٢٠) ريال لشخصين.

النثريات: حتى (٥٠٠) ريال سعودي للمهمة الواحدة في الحالات الطارئة.

الأحكام العامة

• يشترط الحصول على موافقة الإدارة المختصة قبل تنفيذ أي انتداب.
• تحدد مدة الانتداب بناءً على طبيعة المهمة ومتطلباتها.
• تلتزم الجهة المنتدبة بترشيد النفقات وتحقيق الكفاءة المالية دون الإخلال بجودة التنفيذ.
• للجمعية الحق في مراجعة مبالغ الانتدابات وتعديلها وفق الدولة المستهدفة وتكاليف المعيشة وطبيعة المهمة والمواسم.
• تختلف تقديرات الانتدابات الخارجية بحسب الوجهات بين القارات الأوروبية والآسيوية وغيرها.
• لا تُصرف أي مبالغ خارج نطاق هذه السياسة إلا بموافقة الإدارة التنفيذية.
• يلتزم المنتدب بالمحافظة على ممتلكات الجمعية وتمثيلها بالصورة المهنية اللائقة.

الاعتماد

تعتمد هذه السياسة من مجلس إدارة جمعية رواء للإنتاج الإعلامي الرقمي، ويُعمل بها من تاريخ اعتمادها، مع إمكانية تحديثها أو تعديلها كلما دعت الحاجة التشغيلية أو المالية لذلك.